Comment Westbridge a utilisé Lateral pour réduire son cycle de facturation de 75 % et libérer 1,6 million de dollars de trésorerie

Le Défi

Sarah Chen, directrice financière chez Westbridge, a vu le cabinet passer de 120 à 220 consultants en trois ans. Le chiffre d'affaires a lui presque doublé, atteignant 112 millions de dollars. Pourtant, son équipe financière, passée de 6 à 9 personnes, était toujours sous l'eau.

« Chaque mois, c'était la même course contre la montre », se souvient Sarah. « Relancer les consultants pour leurs feuilles de temps. Attendre la validation des directeurs de projet. Transmettre les projets de facture aux associés. Effectuer les ajustements. Le temps d'envoyer les factures, nous étions déjà à 20-22 jours de la fin du mois. Les clients étaient passés à autre chose, ce qui compliquait le recouvrement. »

L'équipe financière consacrait 80 % de son temps à des tâches transactionnelles : traitement des feuilles de temps, vérification des notes de frais, génération des factures, rapprochement des coûts de projet. Les missions stratégiques, telles que l'analyse de rentabilité et les prévisions, étaient reléguées au second plan, sur le peu de temps restant.

« Mon contrôleur de gestion est venu me voir en m'expliquant que nous devions recruter trois personnes supplémentaires », explique Sarah. « Deux pour la facturation et une pour la comptabilité de projet. J'ai fait le calcul : cela représente 240 000 dollars par an. Et dans deux ans, quand nous aurons atteint 300 consultants, il faudrait encore embaucher trois personnes de plus. L'équipe finance compterait alors 15 personnes. Ce n'était pas viable. »

La Solution

Sarah a entendu parler de Lateral par un confrère lors d'une table ronde de directeurs financiers. Une phrase a particulièrement retenu son attention : « Nous traitons un volume 3 fois plus important avec les mêmes effectifs au sein de l'équipe financière. »

Westbridge a déployé Lateral en mars 2024, en commençant par l'Agent Facturation et l'Agent Comptabilité de Projet. L'implémentation a duré 7 semaines, le temps de cartographier les grilles tarifaires, les conditions de facturation, les processus de validation et les règles d'affectation des coûts par projet.

« Nous gérons plus de 40 structures de tarifs différentes selon l'associé, le domaine d'expertise, la relation client et le type de contrat », précise Sarah. « J'étais sceptique sur le fait qu'un logiciel puisse gérer un tel niveau de complexité. Mais les agents ont assimilé nos règles et les appliquent de manière encore plus rigoureuse que des humains. »

Les Résultats

Mois 1 :

• Cycle de facturation réduit à 12 jours (contre 20 à 22 jours auparavant)

• Génération automatique des projets de factures par les agents, révision finale par les associés

• Plusieurs erreurs détectées lors de la révision par les associés — apprentissage optimisé pour les agents grâce aux corrections

Mois 3 :

• Cycle de facturation ramené à 7 jours

• Confiance accordée par les associés aux projets de factures générés par l'agent, avec contrôle limité aux dossiers à forte valeur

• Suivi de la rentabilité des projets disponible en temps réel

Situation actuelle (Mois 9) :

• Cycle de facturation stabilisé à 5-6 jours

• Indicateurs de marge des projets accessibles en temps réel par les associés pour optimiser le staffing

• Volume de transactions traité 2,5 fois supérieur par l'équipe financière, à effectif constant

Impact chiffré :

• Économie liée à l'annulation de 4 recrutements prévus (plus de 280 000 $ d'économies annuelles)

• Délai de paiement client (DSO) réduit de 58 à 43 jours (un gain de 15 jours)

• 1,6 million de dollars de trésorerie libérés dans le besoin en fonds de roulement

• Amélioration significative du moral de l'équipe financière

• Satisfaction des associés vis-à-vis du service financier en hausse de 45 %

L'Impact

« La transformation ne se résume pas à des réductions de coûts », souligne Sarah. « Mon équipe fait enfin de la finance opérationnelle. Ils analysent la rentabilité des projets, identifient les tendances, aident les associés à définir leurs tarifs. Le mois dernier, l'une de mes comptables seniors m'a confié que c'était la première fois de sa carrière qu'elle se sentait comme un partenaire stratégique de l'entreprise, et non plus comme une simple exécutante. »

La visibilité en temps réel sur les données de projet a profondément transformé le pilotage de l'activité par les associés.