Comment Greythorne a réduit son DSO de 17 jours et libéré 5,2 M$ de fonds de roulement
Avec un délai de paiement clients (DSO) de 73 jours — bien au-dessus de la référence du secteur qui se situe entre 50 et 55 jours — Greythorne avait 4,5 millions de dollars de fonds de roulement inutilement immobilisés dans ses créances clients.
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Le Défi
Marcus Washington, Directeur Financier chez Greythorne, faisait face à trois problématiques majeures qui l'empêchaient de dormir.
Problème n°1 : Le processus de facturation était extrêmement lent. Entre la clôture mensuelle et l'envoi des factures, il s'écoulait 19 à 21 jours. Les associés devaient d’abord valider des pré-factures et faire des ajustements. L'équipe finance devait ensuite réviser, et les associés voulaient une ultime relecture. Résultat : quand les factures parvenaient enfin aux clients, ces derniers avaient déjà la tête ailleurs.
« Notre DSO (Délai Moyen de Paiement) atteignait 73 jours », explique Marcus. « La moyenne du secteur se situe entre 50 et 55 jours. Cet écart représentait 4,5 millions de dollars de fonds de roulement bloqués dans les créances clients. »
Problème n°2 : La comptabilité des comptes d’avances tiers (comptes de dépôt pour frais d'avocats, honoraires prépayés et fonds de règlement) était entièrement manuelle et risquée. Deux personnes y consacraient 2 heures chacune chaque jour pour effectuer des rapprochements bancaires à trois niveaux.
« Une erreur dans la gestion des comptes tiers peut signer la fin d'une carrière pour un cabinet d'avocats », précise Marcus. « Les barreaux sont extrêmement vigilants quant à la conformité de ces comptes de dépôt. »
Problème n°3 : Les rapports de rentabilité des associés parvenaient beaucoup trop tard. Ces derniers souhaitaient savoir rapidement quelles spécialités, clients et dossiers étaient les plus rentables. Or, l'équipe financière n'était en mesure de leur fournir ces données que 3 à 4 semaines après la clôture du mois.
La Solution
C'est en effectuant des recherches sur les technologies financières dédiées aux cabinets d'avocats que Marcus a découvert Lateral. Son regard s'est immédiatement arrêté sur l'Agent de Comptabilité de Dépôt, conçu spécifiquement pour la conformité IOLTA et les exigences réglementaires liées aux comptes tiers des cabinets légaux.
En février 2024, Greythorne installe trois agents : l'Agent de Facturation, l'Agent de Comptabilité de Dépôt et l'Agent de Distribution des Associés. L'intégration s’est déroulée sur 8 semaines.
« Nous gérons plus de 35 accords contractuels différents avec nos clients », déclare Marcus. « Des taux horaires variant selon les avocats, des taux globaux négociés pour certains dossiers, des forfaits, ou encore des honoraires de résultat en contentieux. L'Agent de Facturation a dû assimiler l'intégralité de ces spécificités. »
Les Résultats
Le premier mois :
Cycle de facturation ramené de 19-21 jours à 11 jours.
Rapprochement des comptes de dépôt automatisé (le temps passé quotidiennement s'est réduit de 2 heures à seulement 15 minutes).
Les données de rentabilité par associé sont disponibles et en phase finale de validation.
Le troisième mois :
Le cycle de facturation tombe à 7 jours.
Zéro erreur constatée sur la comptabilité des comptes tiers.
Les associés commencent à s'appuyer en toute confiance sur les rapports de rentabilité.
La situation actuelle (le dixième mois) :
Un cycle de facturation stable, stabilisé entre 5 et 6 jours.
Une gestion automatisée et un rapprochement quotidien des comptes tiers sans faille.
Les données de rentabilité des associés sont accessibles en temps réel.
Impact Mesurable :
Le DSO est passé de 73 à 56 jours (soit un gain précieux de 17 jours).
5,2 millions de dollars de fonds de roulement libérés.
Réduction de 90 % du temps consacré à la gestion des comptes tiers.
Zéro incident de conformité réglementaire signalé par le barreau.
Une hausse de 52 % de la satisfaction des associés envers le service financier.
L'Impact Global
La transformation de la trésorerie a été spectaculaire.
« Gagner 17 jours sur notre DSO pour un chiffre d'affaires de 78 millions de dollars nous a permis de dégager plus de 5 millions de dollars de fonds de roulement », conclut Marcus. « Nous avons remboursé notre ligne de crédit à hauteur de 3 millions de dollars, économisant ainsi 180 000 dollars d'intérêts annuels. Les 2 millions restants ont été injectés dans notre compte d'exploitation, améliorant nettement notre matelas de trésorerie au quotidien. »